Raporti i auditimit mbi Digjitalizimin e Librave të Regjistrit Civil tregon se dixhitalizimi i librave të regjistrit civil ende nuk është përfunduar, pavarësisht faktit se ka filluar më shumë se një dekadë më parë dhe në të janë investuar mbi 520 milionë denarë. 52 përqind e të dhënave në librat e regjistrit civil janë skanuar dhe 49 përqind e të dhënave janë futur në regjistrin elektronik të civilëve. Ky nivel zbatimi, siç u njoftua nga Zyra Shtetërore e Auditimit (ZSHA), nuk mundëson thjeshtimin dhe përshpejtimin e shërbimeve për qytetarët, as nuk çon në përmirësim të cilësisë së të dhënave të përdorura nga institucionet kompetente në përputhje me kompetencat e tyre ligjore.
Auditimi përcaktoi se Administrata nuk kishte siguruar kushte të përshtatshme për vendosjen e librave të regjistrit dhe ruajtjen e materialit arkivor me vlerë të përhershme dhe materialit dokumentar në mënyrë që ai të mos dëmtohej, zhdukej ose shkatërrohej.
Është vërtetuar se Administrata ende nuk ka kryer një regjistrim të librave të regjistrit civil sipas lokalitetit. Disa nga librat janë të dëmtuar dhe disa nga materialet arkivore me vlerë të qëndrueshme nuk mund të përdoren më për të verifikuar të dhënat e regjistruara. Mungesa e udhëzimeve për regjistrimin, mbajtjen dhe kryerjen e regjistrimit të popullsisë në Administratë nuk lejon regjistrimin e centralizuar të regjistrave civilë dhe vendndodhjen e tyre, gjë që rrit rrezikun e dëmtimit ose humbjes së tyre.
– Mospërputhja e rregulloreve ligjore dhe nënligjore të miratuara në vitin 2016 në fushën e formularëve çon në lëshimin e certifikatave të lindjes me të dhëna të paplota dhe formularë të paunifikuar për të gjithë qytetarët. Auditimi gjeti gjithashtu mungesë të burimeve njerëzore të IT-së me përvojë dhe të kualifikuar në Administratë, gjë që rrit rrezikun për sigurinë e sistemit të saj të informacionit. Menaxhimi i parakohshëm dhe i padokumentuar i përdoruesve dhe privilegjeve të tyre krijon mundësi për akses të paautorizuar në të dhënat personale të qytetarëve dhe aktivitete korruptive – paralajmëron ESHR-ja.
Auditorët arritën në përfundimin se Administratës i mungojnë më shumë se 55 burime njerëzore me përvojë dhe të kualifikuara, dhe niveli i reduktuar i mbikëqyrjes dhe kontrollit të vendeve të punës të ndjeshme, thuhet në raport, rrit më tej rrezikun e gabimeve në operacione.
– Mungon monitorimi dhe analiza e regjistrave të aksesit në sistem, si dhe mbikëqyrja mbi zbatimin e politikave dhe procedurave për aksesin në ambientet e Administratës. Kjo u jep mundësinë regjistruesve të hyjnë në ambientet e Administratës dhe në regjistrin elektronik të gjendjes civile jashtë orarit të caktuar të punës, gjatë fundjavave dhe festave. Konkretisht, është përcaktuar se disa punonjës bëjnë shënime dhe ndryshime në regjistrin elektronik të gjendjes civile para orës 6:30 të mëngjesit dhe pas orës 22:00, pa mbikëqyrjen e duhur. Gjithashtu, në disa zyra lokale, ekstraktet nga regjistrat civilë shtypen dhe lëshohen edhe gjatë fundjavave dhe festave – thuhet në deklaratën e SAO-s.
Siç shpjegojnë ata, dixhitalizimi i të dhënave të regjistrit civil përmes ekstrakteve elektronike lehtëson ndjeshëm aksesin në shërbimet administrative, duke mundësuar lëshimin e dokumenteve përmes portalit të Administratës. Për këtë, qytetarët duhet të jenë të regjistruar në portalin kombëtar të shërbimeve elektronike ose në portalin e Administratës. Analiza e të dhënave tregon se 92 përqind e deklaratave elektronike lëshohen në Shkup, ndërsa në qytete më të mëdha si Prilepi, Manastiri, Ohri dhe Tetova numri i deklaratave të lëshuara është dukshëm më i ulët. Në zonat më të vogla dhe rurale, siç janë Gjevgjelia, Delçeva dhe Pehçeva, përdorimi i shërbimeve elektronike është pothuajse i papërfillshëm. Kjo, thekson SAO, tregon nevojën për mbështetje dhe zhvillim të shtuar të shërbimeve dixhitale, me qëllim sigurimin e aksesit të barabartë për të gjithë qytetarët.
Nga ana tjetër, auditimi tregoi se në Administratë janë lëshuar 61 certifikata nënshkrimi elektronik, të cilat janë shpërndarë midis regjistruesve nga të gjitha departamentet dhe zyrat rajonale. Duke analizuar të dhënat, auditorët arritën në përfundimin se pothuajse i gjithë numri i certifikatave elektronike është nënshkruar vetëm nga tre persona nga zyra rajonale e Shkupit, ndërsa 13 regjistrues nuk përdorën fare nënshkrim elektronik.
– Në departamentin rajonal të Shkupit, ku është numri më i madh i deklaratave të lëshuara, nuk përdoret sistemi “merr një numër”, qytetarët presin në radhë për të paraqitur kërkesa dhe për të tërhequr dokumente të përfunduara, gjë që krijon rrezik për sjellje korruptive nga qytetarët dhe punonjësit e Administratës. Për të kapërcyer situatat e identifikuara, janë dhënë rekomandime që institucionet kompetente të ndërmarrin masa dhe aktivitete për të ofruar shërbime më efikase, më cilësore dhe më të arritshme për qytetarët, përmes dixhitalizimit të plotë dhe funksional të librave të regjistrit civil dhe proceseve përkatëse, të cilat do të kontribuojnë në një administratë publike moderne dhe të qëndrueshme, të fokusuar në nevojat e qytetarëve – njofton Zyra Shtetërore e Auditimit.
